Tillverkare drunknar i pappersarbete. Tekniken är livbåten.

En modern tillverkningsmiljö är mycket reglerad, med produktansvarslagar som kräver att tillverkare behåller viss dokumentation i 30 år!

Det är en lång tidsperiod att behålla ett berg av papper, vilket medför en mängd olika utmaningar, som lagring och säkerhet för alla dessa dokument.

Men de uppgifter som finns i hela det dokumentet är avgörande för framgången för organisationen. Vital dokumentation som säkerställer att produkterna är lämpliga för marknaden. Underlåtenhet att följa god tillverkningssed (GMP), International Organization for Standardization (ISO) eller lokal lagstiftning kan göra en tillverkares produkter olämpliga för försäljning, med potentiellt förödande resultat för verksamheten.

Mycket av tillverkarnas dokumentation tillför också betydande värde till kunder och leverantörer, samt förbättrar den interna verksamheten i hela organisationen. Det är ingen tvekan om att det är viktigt att behålla dokumenten - men det väcker frågan "finns det ett bättre sätt?" Studier har visat att borttagning av papper från processer kan öka effektiviteten med upp till 300 % (AIIM feb 7 2024).

Så hur kan tillverkare använda teknik för att effektivt fånga, dela och distribuera data och dokumentation över komplexa leveranskedjor? Som ett svar kompletterar många tillverkare nu sina Enterprise Resource Planning (ERP) och Material Requirements Planning (MRP) system med Document Management Systems (DMS), vilket kanske är den bästa metoden att dra nytta av tekniken för att effektivisera processer och öka effektiviteten .

Ett DMS är ett kraftfullt verktyg som kan extrahera, manipulera, lagra och dirigera data och dokument när, var och hur de behövs. Fundera ett ögonblick på mängden dokumentation som genereras av en tillverkande organisation och hur enkelt och fördelaktigt det skulle vara att få det mesta av detta hanterat automatiskt. Utöver att minska de regulatoriska kraven på verksamheten, är dess största fördel att det vanligtvis minskar efterlevnadsundantag med så mycket som 85 % (Aberdeen Group, oktober 2025).

Om du funderar på att använda ett DMS, börja med att fokusera på vilken regulatorisk information du måste samla in och generera. Genom att automatiskt extrahera data från fritt format papper och elektroniska dokument kan tillverkare förvandla sitt innehåll till data som kan sökas i och bearbetas. Information som genereras från andra system eller enskilda maskiner kan också extraheras och översättas till lämpligt format och lagras.

Ett DMS kan också förbättra ERP- och MRP-kapaciteten när det gäller att uppfylla regulatoriska skyldigheter, lagra och hämta information och transformera eller omformatera data. Företag kan nu förse datafiler med information, specifikt formaterad efter mottagarens behov och distribuerad med HTML-länkar till sina dokumentförråd. Värdet av DMS ökar avsevärt när verksamheten mognar och dokument- och informationsinfrastrukturen utökas och integreras.

Kombinera denna automatisering med bästa arbetsmetoder och behovet av att driva högre backoffice-effektivitet, och det finns många fördelar att njuta av.